Mudah Membuat Rekap Absensi Karyawan SPPG

Agar memudahkan operasional dan majanemen dapur SPPG, kami pun membuat berbagai macam modul yang diharapkan mampu mempermudah kinerja akuntan, ahli gizi hingga bagian lainnya dalam satu aplikasi. Salah satu fitur yang dimiliki oleh aplikasi manajemen dapur SPPG kami adalah rekapitulasi absensi karyawan. Bagaimana cara menggunakannya serta apa saja yang dibutuhkan untuk menggunakan modul ini?, kita akan bahas bersama. Sebulumnya kamu bisa membaca kembali aplikasi manajemen dapur SPPG yang telah kami buat serta pembaruan aplikasi manajemen dapur SPPG yang telah kami lakukan.

Disclaimer : Kami akan terus memperbarui aplikasi manajemen dapur SPPG sesuai dengan ketentuan dan masukan seluruh pengguna aplikasi tersebut. Jadi, ke depan bisa jadi fitur atau modul yang pernah kita bahas bersama akan mengalami perubahan

Referensi Data Absensi

Sebelum mendapatkan laporan absensi karyawan dapur SPPG, terlebih dahulu kita harus mendefinisikan beberapa informasi terkait dengan data karyawan. Seluruh referensi data ini, cukup dilakukan sekali saja selama tidak ada perubahan atau penambahan data. Apa saja data referensi yang perlu diisi?, berikut :

Daftar Posisi Relawan

Modul ini akan mencatat seluruh posisi / jabatan yang ada di dalam dapur SPPG. Jabatan karyawan dapur SPPG bisa kamu tentukan sendiri sesuai dengan kondisi yang ada di dapur SPPG. Namun perlu diperhatikan, setiap posisi / jabatan masing-masing akan memiliki informasi spesifik antara lain:

1. Nama Posisi, dapat kamu isi dengan nama posisi / jabatan yang ada di dapur SPPG. Contoh pengisian nama posisi antara lain Asisten dan Pengawas Lapangan, Pemorsian, Cuci Ompreng, Kebersihan dan lain sebagainya. 
2. Upah Harian, diisi dengan nominal upah yang diterima oleh tiap posisi tersebut dalam 1 hari bekerja. Misalkan jika nama posisi Pemorsian dengan upah harian adalah Rp. 100.000 , maka upah harian kamu isi 100.000. Upah harian setiap nama posisi dapat diisi dengan nominal yang berbeda-beda tergantung aturan dan kebijakan yang berlaku.
3. Tunjangan. Tunjangan dalam hal ini adalah besaran tunjangan yang diterima oleh posisi tersebut dalam satu kali periode rekap absensi. Jadi untuk posisi Pemorsian misalkan dalam satu kali rekap absensi akan mendapatkan tunjangan sebesar Rp. 25.000 , maka kamu perlu mengisikan 25.000 di bagian Tunjangan ini. 
4. TK
5. PJ atau Penanggung Jawab adalah nominal tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang ditugaskan sebagai penanggung jawab di masing-masing nama posisi tersebut. Jadi misalkan Si Fulan ditugaskan menjadi penanggunajawab untuk posisi Pemorsian, maka setiap rekap absen, Si Fulan akan mendapatkan nominal yang telah ditentukan di kolom PJ tersebut.

Daftar Relawan

Modul ini akan mencatat seluruh nama karyawan dan posisinya. Pengisian nama relawan wajib menyertakan nama posisi. Jika nama posisi belum ada untuk nama karyawan tersebut, maka wajib terlebih dahulu menambahkan nama posisi pada daftar referensi posisi relawan sebelumnya. Pengisian daftar relawan dilakukan di menu Referensi→Relawan. Berikut adalah bagian-bagian yang harus diperhatikan saat pengisian nama relawan:

1. Nama, diisi dengan nama lengkap karyawan. Pastikan pengisian nama ini jelas dan sesuai dengan identitas karyawan tersebut.
2. Posisi, dipilih berdasarkan daftar posisi relawan yang telah ditentukan sebelumnya. Jika posisi tidak ada dalam daftar, maka kamu perlu menambahkan posisi baru pada menu Referensi→Posisi Relawan
3. Status, dipilih berdasarkan status karyawan apakah masih Aktif atau Non Aktif. Hanya karyawan dengan status Aktif yang akan ditampilkan di laporan rekapitulasi absen karyawan
4. Sebagai PJ, dipilih Bukan PJ jika karyawan tersebut bukan penanggung jawab, dan dipilih PJ jika karyawan tersebut adalah penanggung jawab di bagiannya.

Karyawan akan mendapatkan hak sesuai dengan pengaturan di referensi posisi yang telah ditentukan yang antara lain besaran upah harian, tunjangan hingga hak jika menjadi penanggungjawab posisi.

Baca Juga
Bagaimana Tugas dan Syarat Kepala Dapur Megelola SPPG
Pelangi Di Mars, Film Scifi Buatan Indonesia Tayang 2026

Isian Absensi

Pengisian absensi karyawan dilakukan per tanggal absen. Pada modul ini, seluruh nama karyawan akan ditampilkan lengkap dengan absensi masuk dan keluar pada tanggal tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa posisi masuk dan keluar hanya akan ditampilkan jika kamu sudah memasukkan jam masuk dan pulang pada tanggal tersebut. Jam kerja akan otomatis terisi berdasarkan selisih waktu pulang dan waktu masuk karyawan. Jumlah jam kerja ini nanti juga akan ditampilkan di laporan rekapitulasi absensi karyawan. Berikut adalah contoh pengisian absensi karyawan.

Si Fulan pada tanggal 6 Desember 2025 masuk kerja pukul 21.00 dan pulang pada tanggal 7 Desember 2025 pukul 04.00

Maka pengisian di atas adalah:

1. Tanggal ditentukan pada 6 Desember 2025
2. Klik tombol Tambah Absen
3. Pada bagian Pilih Relawan , pilih Si Fulan
4. Pada bagian Waktu Masuk, pilih tanggal dan jam masuk Si Fulan yang dalam contoh berarti kamu harus memilih tanggal 6 Desember 2025 jam 21.00
5. Pada bagian Waktu Pulang, pilih tanggal dan jam pulang Si Fulan yang dalam contoh berarti kamu harus memilih tanggal 7 Desember 2025 jam 04.00 

Jam Kerja

Jam kerja akan dihitung otomatis berdasarkan waktu pulang dan waktu masuk masing-masing karyawan. Kamu tidak perlu khawatir, meskipun jam pulang dan jam masuk berbeda tanggal atau di tanggal yang sama, jumlah jam kerja akan tetap dihitung berdasarkan waktu pulang dan waktu masuk tersebut.

Penyajian Laporan

Laporan absensi karyawan disajikan dalam bentuk rekapitulasi absensi dan tunjangan dalam rentang tanggal yang ditentukan. Untuk dapat menyajikan laporan rekap absensi karyawan SPPG, kamu cukup menuju menu Laporan→Rekap Absen dan Gaji. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyajian laporan rekap absensi karyawan SPPG.

1. Tanggal awal dan Tanggal akhir, merupakan periode tanggal absen yang diinginkan. Misalkan kamu akan menyajikan laporan 2 mingguan absensi akhir november 2025, maka kamu harus memilih Tanggal awal 17 November 2025 hingga 30 November 2025
2. Klik tombol Refresh untuk secara otomatis.

Laporan akan menampilkan 2 bagian terpisah yaitu bagian rekap dan rincian. Bagian rekap akan menyajikan data rekapitulasi absensi, sedangkan bagian rincian akan menampilkan rincian absen per tanggal berdasarkan rentang tanggal yang ditentukan.

Laporan Rekapitulasi Absensi

Bagian ini menampilkan rekapitulasi tunjangan yang diterima oleh masing-masing karyawan berdasarkan rentang tanggal yang dipilih. Informasi yang ditampilkan pada bagian rekapitulasi absensi adalah:

1. Nama Karyawan
2. Posisi
3. Jumlah Hari Kerja
4. Upah Harian
5. Tunjangan
6. PJ
7. Total Upah

Laporan Rincian Absensi

Bagian ini akan menampilkan rincian absensi yang telah dilakukan oleh karyawan pada rentang tanggal yang ditentukan beserta jumlah jam kerja pada tiap tanggalnya. Namun yang perlu diperhatikan disini adalah, tidak ada parameter berapa jumlah jam kerja minimal yang ditentukan agar seorang karyawan bisa mendapatkan upah harian. Artinya, seorang karyawan akan mendapatkan upah harian jika jam masuk dan jam pulang terisi. 

Kesimpulan

Penyajian laporan rekapitulasi absensi karyawan SPPG ini kami sajikan dalam bentuk sederhana, sehingga dalam penggunaannya diharapkan memberikan kemudahan bagi akuntan SPPG yang menjalankan. Laporan yang disajikan di menu Laporan Rekap Absen dan Gaji ini tidak secara langsung terhubung dengan laporan keuangan SPPG, sehingga nantinya akuntan masih perlu untuk melakukan entry data pengeluaran upah sesuai dengan hasil rekap yang disajikan.

#sppg#mbg