Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Kebutuhan akan aplikasi penunjang bisnis semakin tinggi. Dengan menggunakan tools yang tepat, kelancaran operasional sebuah bisnis pasti terjamin. Namun, kepuasan pelanggan tetap menjadi prioritas. Journey, menunjang kebutuhan operasional terutama berbagai keluhan yang dihadapi oleh pelanggan. Dengan kebutuhan data yang bisa disesuaikan sendiri, Journey memberikan kebebasan dalam bagaimana mencatat semua permasalahan dalam bisnis. Kamu juga bisa cek aplikasi yang kami sudah buat sebelumnya seperti aplikasi prediksi harga crypto berikut ini ya.

Apa itu Journey

Journey adalah sebuah aplikasi yang kami kembangkan untuk memenuhi kebutuhan pencatatan atas permasalahan yang kami hadapi saat ini terutama untuk cmplain handling. Sejauh yang kami ketahui, pencatatan permasalahan biasanya hanya akan melibatkan beberapa data spesifik yang tidak bisa diubah dengan tahapan penyelesaian bersifat umum, serta tidak terpantaunya Service Level Agreement (SLA) yang telah ditentukan. 

Journey memungkinkan kamu sebagai pengelola operasional atau mungkin di bagian customer support, melakukan pemantauan hingga ke bagian lain yang terkait sesuai dengan SLA yang telah ditentukan sebelumnya.  Baik proses yang harus dilalui beserta SLA serta siapa yang terlibat di setiap prosesnya, cukup kamu buat satu kali dan dapat digunakan untuk proses lain yang sama di waktu mendatang. 

Dalam kasus kami, aplikasi Journey ini kami gunakan untuk mencatat permasalahan dan pemantauannya sesuai dengan SLA yang kami tentukan. Meskipun sebenarnya aplikasi Journey ini tidak terbatas pada pencatatan permasalah dan penyelesaiannya saja.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Berikut pemantauan journey dalam 90 hari terakhir.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Framework yang digunakan

Kami menggunakan codeigniter 4 untuk frontend Journey. Codeigniter 4 kami rasa masih cukup powerfull untuk menangani tugas di lini depan aplikasi Journey sekaligus memungkinkan kami melakukan optimasi-optimasi yang diperlukan lainnya. 

Cara kerja Journey

Journey sebenarnya bukan hanya digunakan untuk mencatat permasalahan yang membutuhkan pemantauan, namun juga mencatat progres lain yang memiliki SLA serta tahapan yang jelas di depan dengan proses berulang. Sehingga kamu sebagai pengguna, tidak perlu repot-repot mendeklarasikan ulang proses bisnis yang harus dilalui beserta siapa yang terlibat di dalamnya. Beberapa informasi yang harus kamu tentukan di depan antara lain data customer, data bagian, data experience hingga data step experience nya. Semua data tersebut perlu kamu tentukan di awal sebagai data referensi.

Berikut adalah tahapan sekaligus fitur Journey:

1. Menentukan referensi data
   Digunakan untuk menentukan data awal dan SLA masing-masing tahapan. Referensi data cukup dilakukan satu kali proses untuk setiap ticket yang akan dibuka
2. Membuat data customer
3. Open journey
4. Tracking ticket dan pemantauan

Data Customer

Modul ini akan mencatat informasi customer atau pelanggan. Jika konteksnya Journey dipakai pencatatan permasalahan, maka kami akan mencatat informasi customer antara lain nama lengkap, nomor telepon dan email saja. Pencatatan customer ini cukup dilakukan sekali saja, sehingga jika kedepan terdapat permasalahan dengan customer yang sama, tidak perlu menambahkan informasi customer lagi.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Open Journey

Modul ini kami gunakan untuk membuka ticket pemantauan berdasarkan data journey yang telah ditentukan di awal. Data Journey yang telah ditentukan di awal, akan ditampilkan sebagai informasi tahapan SLA yang harus dilalui agar journey dinyatakan selesai 100%. Termasuk di dalamnya, informasi yang dibutuhkan dari customer dapat ditampilkan secara dinamis sesuai dengan informasi yang ingin kamu gali dari customer. Jadi bukan hanya sekedar deskripsi, namun field data yang memang unik dan sudah kamu tentukan secara spesifik di depan. Inilah yang menjadi Journey aplikasi ticketing yang berbeda dari aplikasi ticketing pada umumnya.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Tracking Journey

 Bagian ini akan memantau proses yang telah dilalui dan sejauh mana prosesnya. Kamu langsung akan mengetahui proses mana yang masih harus dilalui agar ticket yang sudah kamu buka sebelumnya dapat dinyatakan selesai 100 %. Progress di tracking journey ini juga akan terpantau di dashboard aplikasi sehingga kamu tahu proses mana yang masih perlu perhatian khusus.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Referensi Data

Merupakan data awal yang harus kamu tentukan untuk nantinya digunakan pada ticketing yang kamu buka. Informasi dai dalam referensi data ini hanya akan kamu lakukan sekali untuk seterusnya, sehingga kamu sebagai user tidak perlu repot-repot jika terdapat permasalahan yang sama ke depan.

Master Bagian

Merupakan modul yang mencatat bagian yang terlibat dalam setiap proses terkait. Bagian ini bisa kamu deskripsikan sebagai perorangan maupun divisi tertentu di perusahaanmu. Modul master bagian ini hanya akan mencatat nama bagian saja tanpa ada tambahan informasi lainnya.  

Experience

Modul ini akan mencatat pokok permasalahan yang sedang dihadapi oleh customer (dalam konteks Journey dipakai sebagai customer support). Setiap experience bisa kamu set bebas sesuai dengan kebutuhan data yang kamu perlukan. Contoh, misalkan kamu membuat experience untuk Channel Down, kamu bisa membuat field yang terkait dengan experience tersebut misalkan pihak terkait, bagian terdampak dan sebagainya. Kamu bisa dengan bebas menambahkan experience lain dan menambahkan masing-masing dengan field yang kamu butuhkan. Data field ini akan ditampilkan di bagian Open Journey untuk kamu isi sesuai dengan keterangan dari customer. Jenis data yang bisa diisi untuk data field ini, saat ini masih dibatasi untuk text, number dan date saja.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Step

Modul ini akan menentukan tahapan yang harus dilalui dari masing-masing experience yang sudah dibuat sebelumnya. Modul Step juga harus menentukan durasi / lama waktu yang harus dilalui, sehingga modul step ini juga bisa dijadikan SLA setiap experience yang akan dilalui oleh customer. Bukan hanya mencatat lama waktu yang dibutuhkan, kamu juga bisa menentukan bagian terkait dari setiap step ini. Jadi selain waktu yang sudah ditentukan, bagian yang terkait pun juga terpantau.

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Kelebihan dan Kekurangan

Sebelum kita bahas kekurangan, Journey secara teknis memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan aplikasi ticketing pada umumnya. Yang pertama dari kebutuhan data, dapat kamu tentukan sendiri secara bebas serta penentuan tahapan hingga bagian yang terkait. Kamu dapat langsung memantau sudah berapa persen experience yang telah dilalui hingga di bagian mana proses / experience sedang berjalan. Setiap informasi yang kamu butuhkan dari customer juga bisa kamu tentukan sendiri, jadi bukan sekedar informasi deskripsi yang secara umum ditulis dalam satu bagian data.

Bukan tanpa kekurangan, aplikasi Journey masih memiliki beberapa kekurangan. Pertama belum terdapat mekanisme pemberian notifikasi kepada bagian terkait jika terdapat experience yang berkaitan dengan bagian tersebut. Ini menjadikan kamu sebagai operator, masih perlu menginformasikan secara manual ke bagian terkait. Berikutnya perhitungan SLA yang belum ditampilkan, termasuk ticket mana saja yang sampai hari ini sudah melebihi target penyelesaian. Ticket yang belum selesai hanya akan ditandai sebagai ticket open di report experience. Selanjutnya adalah penyajian report sesuai dengan dengan bagian terkait dan field data terkait masih belum ditampilkan.

Pengembangan Journey

Masih banyak yang harus dikembangkan di aplikasi Journey ini hingga kelemahan-kelemahan di atas bisa teratasi, serta modul-modul dapat ditingkatkan. Bukan hanya modul, mempermudah aksesnya akan sangat membantu jika Journey dapat dikembangkan juga untuk platform android atau iOS. 

Journey, Aplikasi Ticketing Dengan Progress Tracking Dinamis

Ingin mencoba Journey

Bagi kamu yang tertarik mencoba menggunakan Journey, saat ini belum kami sediakan akun akses khusus. Namun, kamu dapat menghubungi saya secara pribadi melalui email areef.widodo@gmail.com ya. Jangan khawatir, akses aplikasi Journey akan kami berikan gratis tanpa biaya apapun. Kami pun akan sangat senang jika ada masukan-masukan terkait pengembangan aplikasi Journey ini. Kami pun telah membuat aplikasi lainnya, jadi kamu bisa tunggu artikel kami ya.

Kesimpulan

Seiring dengan tingginya kebutuhan akan aplikasi pendukung, kami menyadari bahwa sudah saatnya sebuah aplikasi dibangun dengan lebih dinamis dan relevan dengan kebutuhan bisnis. Kami sangat terbuka dengan berbagai masukan di setiap aplikasi yang kami kembangkan. Selama mencukupi, akses ke aplikasi Journey akan kami berikan gratis kepada kamu yang menginginkan. 

 

#codeigniter#tips